Atgādinājums un ziņojums - kāda ir atšķirība starp tām

Starp dažādiem uzņēmējdarbības komunikācijas veidiem korespondence ir svarīga biroja dzīves daļa. Tās galvenais rīks ir labi zināmie biroja piezīmes, kas atkarībā no satura ir paskaidrojošas, lekcijas utt.

Kas ir piezīme un kāpēc tas ir nepieciešams?

Atgādinājums saskaņā ar tās mērķi ir informatīvs ziņojums, kas adresēts saviem vai citiem departamentiem, departamentu, uzņēmumu, nodaļu, filiāļu vadībai. Šajos dokumentos iekļauto tēmu saraksts ir diezgan plašs. Piezīmes informē par galvenajiem notikumiem uzņēmuma dzīvē, par pašreizējā darba īstenošanu, dominējošām neparastām situācijām, satur sūdzības un veidus, kā atrisināt dažādas ražošanas problēmas.

Šāda veida komunikācijas galvenais mērķis ir koordinēt dažādus darba jautājumus gadījumos, kad mutisku lēmumu nav iespējams jebkādu iemeslu dēļ. Piezīmi var izmantot arī norādījumi par pasūtījumu sagatavošanu, kas atšķirībā no pasūtījumiem ir neformālāki.

Parauga piezīme

Ziņojumu veidi un mērķis

Ziņojums ir populārākais piezīmju veids, kas adresēts uzņēmuma vadītājam, galvenajam grāmatvedim vai jebkuram citam augstāka līmeņa darbiniekam. Ziņojuma galvenais mērķis ir informēt augstākā līmeņa cilvēkus par jebkuru situāciju, darba izpildi, kā arī ieteikumu izstrādi problēmas risināšanai (likvidēšanai) utt. Atšķirībā no oficiālā, memorands vienmēr tiek nosūtīts augstākā līmenī un ir juridiski saistošs.

Visbiežāk sastopamais piezīmju veids ir ziņošana, informēšana par plānu īstenošanu, notiekošā darba gaita utt. Retāk ir ziņojumi, kas ziņo par jebkuru neplānotu situāciju, kas prasa atbildi no augstākas vadības. Šādu ziņojumu kopums ir diezgan plašs: no informācijas par uzņēmuma galveno nozaru darbību līdz sūdzībām par darba apstākļu organizāciju un ziņojumiem par darba un finanšu disciplīnas neievērošanu, oficiālo rīcību utt.

Memorands - piemērs

Mēs veicam pareizu biroja piezīmi

Piezīmes struktūra prasa šādu elementu klātbūtni:

  • "Caps", kas norāda adresāta organizāciju, nosaukumu un galamērķi, iniciatora nosaukumu un nosaukumu.
  • Teksta bloks, kas sastāv no dokumenta nosaukuma (“Pakalpojuma piezīme”) un situācijas kopsavilkuma, jebkuras darbības, pieprasījumi.
  • Kompilatora datumi un paraksti (datums, paraksta un kompilatora nosaukums ir norādīti vienā rindā no kreisās uz labo pusi).

Pakalpojuma paziņojumā var norādīt arī reģistrācijas numuru, ja saskaņā ar uzņēmuma noteikumiem tas tiek ierakstīts žurnālā. Ir svarīgi atzīmēt, ka, tā kā biroja piezīmes tiek izmantotas tikai organizācijā, veidlapu pieejamība nav priekšnoteikums, ja vien tas nav paredzēts uzņēmuma noteikumos. Vienlaikus dažiem uzņēmumiem ir sava veidlapas ar logotipu, kas īpaši izstrādāts oficiālas korespondences veikšanai.

Kā izdarīt memorandu?

Ziņojums tās struktūrā ir līdzīgs pakalpojumam. Tās galvenā atšķirība ir adresāts: ja paziņojumā iekļautā informācija var tikt nosūtīta jebkuram citam darbiniekam, tad ziņojuma ziņojums ir adresēts virsniekam.

Piezīmes veidošanas veidi atšķiras atkarībā no mērķa. Konkrēti, iekšējais ziņojums, kas nosūtīts vadībai organizācijā, tiek izsniegts tādā pašā veidā kā pakalpojuma piezīme. Atšķirība ir teksta bloka saturā, kas tiek saukta par „Ziņojumu”, kurā ietverts problēmas būtības izklāsts, priekšlikumi tās novēršanai vai jau veikto pasākumu apraksts.

Bet, izstrādājot ārēju memorandu, kas adresēts citu organizāciju darbiniekiem, noteikumi ir stingrāki:

  • Dokuments ir sastādīts uz firmas veidlapas.
  • Piezīme ir reģistrēta uzņēmuma izejošo vēstuļu grāmatā, bet piešķirtais reģistrācijas numurs ir norādīts piezīmes galvenē. Tāpat, saņemot piezīmi, tas tiek reģistrēts kā ienākošais dokuments adresāta organizācijā.
  • Ārēju uzrakstu parasti paraksta uzņēmuma vadītājs vai viņa vietnieks. Nosūtot, var būt nepieciešami arī citu departamentu vadītāju paraksti.
  • Piezīmes datums ir tā parakstīšanas un nosūtīšanas datums.
  • Ja piezīmei pievieno dokumentārus pielikumus, tad tā teksta daļā tiek apkopots pievienoto dokumentu saraksts.

Piezīmes teksts ir atkarīgs no tā mērķa:

  1. Ziņojuma ziņojumā jāiekļauj informācija par darba gaitu, termiņu ievērošanu, pašreizējo problēmu aprakstu utt. Šāds ziņojums ļauj priekšniekam pamanīt trūkumus darbā un tos novērst.
  2. Memorands, kas informē par konkrētu situāciju, ietver detalizētu problēmas aprakstu un priekšlikumus tās uzlabošanai (likvidēšana). Praksē bieži vien šādi dokumenti ir veltīti sūdzībām par darba ņēmēju darba disciplīnas pārkāpumiem un ir negatīvas, tāpēc, sniedzot informāciju, ir svarīgi izlaist emocionālo komponentu un pieturēties pie punkta.

Atgādinājums vai ziņojums: kāda ir atšķirība?

Kā redzat, birojam un memorandām ir daudz kopīgu iezīmju. Tātad, abas iespējas tiek izmantotas biznesa komunikācijai, tām ir līdzīga dizaina struktūra. Tajā pašā laikā pastāv vairākas atšķirības:

  1. Piezīme ir adresēta dažādu uzņēmumu darbiniekiem uzņēmumā, savukārt ziņojums tiek sagatavots tikai augstāka līmeņa adresei (paša vai trešās puses uzņēmumam).
  2. Piezīme ir iekšējs dokuments, bet piezīmi var izmantot ārējā sarakstē ar citām juridiskām personām.
  3. Atzīmē, atšķirībā no ziņojuma, nav juridiska spēka.
  4. Tā kā piezīmi izmanto iekšēji, to var sastādīt uz parastas papīra lapas. Ar to pašu principu tiek izstrādāts arī iekšējais ziņojums, ja to izmanto iekšēji. Tajā pašā laikā, ja ziņojums tiek nosūtīts citai organizācijai, tad tās sagatavošanā tiek izmantotas veidlapas, reģistrācijas numurs un citi obligātie oficiālās korespondences elementi.

Ieteicams

Kāda ir atšķirība starp gabalu darbu un stundas algām?
2019
Kāda ir atšķirība starp bazālo temperatūru un ķermeņa temperatūru?
2019
Kāda ir atšķirība starp Acridem krēmu?
2019